A transformação digital alcançou também o universo jurídico e, nos últimos anos, a assinatura eletrônica deixou de ser tendência para se tornar prática comum em empresas de todos os portes. Com ela, é possível formalizar contratos sem impressão, envio físico ou reconhecimento de firma, o que economiza tempo, reduz custos e trâmite burocrático.
Mas a grande dúvida persiste: será que ela realmente vale nos Tribunais? A resposta é sim, desde que sejam observados alguns cuidados essenciais.
A assinatura eletrônica, de forma ampla, é qualquer manifestação de concordância registrada por meio digital, seja clicar em um botão “aceito”, digitar o nome no final de um documento online ou utilizar plataformas especializadas, como Clicksign e DocuSign. Já a assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica que utiliza certificados emitidos no padrão ICP-Brasil, conferindo autenticidade e integridade ao documento com alto nível de segurança.
A legislação brasileira reconhece formalmente a validade das assinaturas eletrônicas. A Medida Provisória nº. 2.200-2/2001 instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira e abriu caminho para seu uso. Mais recentemente, a Lei nº. 14.063/2020 consolidou três níveis: (i) a assinatura eletrônica simples, que identifica minimamente o signatário e é indicada para acordos de baixo risco; (ii) a assinatura eletrônica avançada, que utiliza autenticação multifator, geolocalização ou biometria, ideal para contratos comerciais de médio valor; e (iii) a assinatura digital qualificada, que exige certificado ICP-Brasil e tem o mesmo peso da assinatura presencial com firma reconhecida, sendo obrigatória em documentos que demandam maior formalidade.
Escolher o nível correto é fundamental. Propostas comerciais, orçamentos e termos de uso geralmente podem ser assinados com a modalidade simples. Já contratos de prestação de serviços, locações comerciais ou acordos com fornecedores pedem a modalidade avançada para maior segurança. Escrituras, atos societários e documentos específicos exigidos por lei requerem a assinatura digital qualificada.
Apesar de a lei amparar o uso da assinatura eletrônica, a segurança depende de boas práticas. É importante optar por plataformas reconhecidas que emitam relatórios técnicos detalhando Protocolo de Internet (IP), data, hora e método de autenticação. Guardar cópias dos contratos assinados e desses registros é essencial, assim como incluir no próprio documento uma cláusula na qual as partes concordem com o uso da assinatura eletrônica.
Nos Tribunais, será avaliada a autenticidade e a integridade do documento, e um contrato eletrônico devidamente registrado tem plenas condições de ser aceito como prova.
Assim, em um cenário cada vez mais digital, compreender e aplicar corretamente a assinatura eletrônica não é apenas questão de modernidade, mas uma estratégia indispensável para proteger sua empresa e garantir segurança jurídica em suas negociações.
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